Interne Meldestelle

Whistleblowing

Interne Meldungen sind per E-Mail an segnalazioni@menz-gasser.it oder über dieses Formular möglich. Häufig gestellte Fragen zum Thema Interne Meldungen

Beim sogenannten Whistleblowing handelt es sich um ein unternehmensinternes System zur Meldung von buchhalterischen Widrigkeiten, zivil- und strafrechtlichen Missständen sowie Verstößen gegen das Unternehmensmodell am Arbeitsplatz.

Der Hinweisgeber, der im Arbeitskontext und im Rahmen seiner Tätigkeit Kenntnis von einer Straftat oder eines Verstoßes erlangt hat, die dem öffentlichen Interesse oder den Interessen des Privatunternehmens, für das er arbeitet, schaden, hat die Pflicht und die Möglichkeit, diese Missstände bei einer dedizierten internen Meldestelle anzuzeigen, die dann weitere Schritte unternehmen kann, um geeignete Schutzmaßnahmen für die Firma einzuleiten.

Das Hinweisgebersystem zur Meldung von Verstößen oder Missständen steht allen Mitarbeitenden, einschließlich Praktikant:innen und Freiwilligen, jedem Partner des Unternehmens, ob Freiberufler:in, Angestellte:r oder Berater:in, Teilhabern und Aktionären und jeder Person, die im Unternehmen eine Verwaltungs-, Management-, Kontroll-, Aufsichts- oder Vertretungsstelle bekleidet, zur Verfügung.

Die Meldung kann in schriftlicher oder mündlicher Form über die dedizierte interne Meldestelle des Unternehmens eingereicht werden, indem Sie eine E-Mail an segnalazioni@menz-gasser.it schicken und das vom Unternehmen für diesen Zweck eigens vorbereitete Formular beifügen oder die Vereinbarung eines direkten und vertraulichen Treffens innerhalb von fünf Arbeitstagen mit der zuständigen internen Abteilung beantragen.

Die Meldung kann extern an die italienische Antikorruptionsbehörde ANAC in schriftlicher Form, über die Plattform, dedizierte Telefonleitungen, Sprachnachrichtensysteme oder durch ein direktes Treffen erfolgen, sofern: a) das Unternehmen keine interne Meldestelle eingerichtet hat; b) der Hinweisgeber bereits eine Meldung eingereicht hat, die nicht weiterverfolgt wurde; c) der Hinweisgeber befürchten muss, dass eine interne Meldung nicht weiterverfolgt wird oder dass er dem Risiko von Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt ist; d) der Hinweisgeber der Ansicht ist, dass der Verstoß eine unmittelbare oder offensichtliche Gefahr für das öffentliche Interesse darstellen könnte.

Diese interne Meldestelle dient ausdrücklich der Meldung von Verwaltungs-, Buchhaltungs-, Zivil- und Strafdelikten oder Verstößen gegen das Unternehmensmodell oder den Ethikkodex des Unternehmens, die das Gemeinwohl, die Interessen des Unternehmens, das Unternehmensvermögen und den Geschäftsbetrieb selbst schädigen oder gefährden.

Das Hinweisgebersystem dient daher der Meldung von Straftaten oder Verstößen am Arbeitsplatz zum Schutz des Unternehmens und der Opfer. Es dient jedoch nicht der Einreichung von Beschwerden oder Streitigkeiten, die im Zusammenhang mit den persönlichen Interessen des Hinweisgebers stehen. Alle Meldungen persönlicher Art werden an die für die Bearbeitung zuständigen Stellen weitergeleitet.

Beispiele:

  • Ein:e Mitarbeitende:r berichtet von Mobbing durch die Abteilungsleitung. Da es sich um eine persönliche Angelegenheit handelt, findet das Whistleblowing-Verfahren keine Anwendung. Im folgenden Disziplinarverfahren darf daher der Name der beschuldigten Person auch ohne Zustimmung des Hinweisgebers preisgegeben werden. Da es sich bei der Meldung dennoch um einen schwerwiegenden Verstoß gegen die Arbeitsethik und die Arbeitsorganisation handelt, sorgt die zuständige Stelle für einen angemessenen Schutz des Hinweisgebers und leitet die Meldung an die zuständige Personalverwaltung weiter.
  • Ein:e Mitarbeitende:r beschwert sich über mangelnde berufliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten. Es handelt sich um eine persönliche Angelegenheit und keine rechtswidrigen Handlungen. Für diese freiwillige Beurteilung des Arbeitgebers findet das Hinweisgeberverfahren keine Anwendung.
  • Ein:e Mitarbeitende:r meldet, dass die Abteilungsleitung sie/ihn zu einer Transaktion angewiesen hat, die nicht mit der Produktion zusammenhängt oder die ihrer/seiner Meinung nach korrupten Zwecken dient (z. B. ein Urlaub für einen Lieferanten). Da es sich um ein Unternehmensinteresse handelt, greift hier das Whistleblowing-Verfahren. Der Name des Hinweisgebers unterliegt gemäß den gesetzlichen Bestimmungen dem Schutz und der Geheimhaltung.
  • Ein:e Mitarbeitende:r berichtet, dass die Abteilungsleitung sie/ihn angewiesen habe, potenziell umweltschädliche chemische Produkte auf einem Feld hinter dem Werksbereich zu entsorgen. Diese Angelegenheit ist sowohl von öffentlichem Interesse als auch für das Unternehmen von Belang. Hier greift das Whistleblowing-Verfahren. Der Name des Hinweisgebers ist geschützt. In jedem Fall müssen die Behörden von der Meldung in Kenntnis gesetzt werden.

Das Unternehmen hat die Verwaltung des Meldekanals einer internen, unabhängigen und dedizierten Abteilung mit speziell geschultem Personal unter der Leitung externer Fachleute übertragen.

Die Abteilung nimmt die internen Meldungen entgegen, um sie zu verwalten, zu sortieren und weiterzuverfolgen. Sie greift auf interne Best Practices zur Überprüfung der Meldungen, zur Feedbackgabe, zur Geheimhaltung des Hinweisgebers sowie zum Schutz des Hinweisgebers vor möglichen Vergeltungsmaßnahmen zurück und setzt weitere nützliche und notwendige Verfahren seitens des Unternehmens oder durch die zuständigen Behörden in Gang, um der Meldung nachzugehen oder die Straftat aufzuklären.

Innerhalb von 7 Tagen nach Einreichung der Meldung stellt die interne Meldestelle dem Hinweisgeber eine „Bestätigung über den Eingang der Meldung“ aus. Im Laufe der folgenden drei Monate bearbeitet die Abteilung die Meldung, indem sie den Hinweisgeber über die Folgemaßnahmen zur eingegangenen Meldung informiert.

Während der Bearbeitung der Meldung kann die interne Meldestelle Gespräche mit dem Hinweisgeber aufnehmen bzw. führen und nähere Erläuterungen oder Ergänzungen zur Meldung einfordern.

Die Vertraulichkeit des Hinweisgebers bleibt während des gesamten Verfahrens und in allen sich aus der Meldung ergebenden Zivil-, Straf- oder Disziplinarverfahren gewahrt. Die Maßnahmen bestehen in der Geheimhaltung der Identität des Hinweisgebers, die der internen Abteilung bekannt ist und nur den Personen mitgeteilt werden kann, die für die Entgegennahme und Weiterverfolgung von Meldungen zuständig sind, außer in Fällen, in denen die Offenlegung persönlicher Daten des Hinweisgebers erforderlich ist oder die ausdrückliche Zustimmung des Hinweisgebers vorliegt.

In einem internen Disziplinarverfahren im Anschluss an eine Meldung darf die Identität des Hinweisgebers nicht offengelegt werden, wenn die Anklage auf Ermittlungen beruht, die von der Meldung allein verschieden sind. Ist die Kenntnis der Identität des Hinweisgebers jedoch zur Verteidigung der beschuldigten Person erforderlich, darf diese nur mit dessen Einwilligung preisgegeben werden.

In Fällen, in denen die Offenlegung der Identität des Hinweisgebers erforderlich ist, erfolgt eine begründete schriftliche Mitteilung.

Das Unternehmen betrachtet anonyme Meldungen nur als reine Beschwerden und ist nicht verpflichtet, den gemeldeten Problemen nachzugehen.

Die vorsätzliche Abgabe falscher Meldungen sowie die wissentliche Beschuldigung einer Person, von der bekannt ist, dass sie unschuldig ist oder deren Unschuld sich im Rahmen einer internen Untersuchung bestätigt, begründen keinen Anspruch auf den Schutz der Identität des Hinweisgebers. In solchen Fällen wird der Hinweisgeber wegen böswilligen Handelns zum Schutz der beschuldigten Person an geeigneter Stelle gemeldet. Zudem wird ein Disziplinarverfahren gegen den Hinweisgeber eingeleitet.

Alle Informationen zum internen Meldeverfahren finden Sie auf den Firmenaushängen vor Ort, auf den digitalen Firmenaushängen und auf der Website des Unternehmens.

Die personenbezogenen Daten des Hinweisgebers werden unter Einhaltung des Datenschutzgesetzes und der durch die Europäische Verordnung (EU) 2016/679 garantierten Rechte verarbeitet. Die in den Artikeln 15 bis 22 der Verordnung genannten Rechte (Zugriff, Berichtigung, Änderung, Löschung, Vergessenheit, Widerspruch) können jedoch nicht mit einem Antrag an den Datenverantwortlichen oder mit einer Beschwerde gemäß Artikel 77 der Verordnung ausgeübt werden, wenn die Ausübung dieser Rechte zu einer wirksamen und konkreten Beeinträchtigung der Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers führen könnte, der die Straftat meldet, von der er aufgrund seiner Arbeit Kenntnis erlangt hat.

Jede Meldung kann nicht länger aufbewahrt werden, als für ihre Bearbeitung und angemessene Nachverfolgung erforderlich. Die Meldung wird daher digital oder in Papierform in der dafür vorgesehenen internen Abteilung aufbewahrt, wobei dies nur solange geschieht, wie es für die Bearbeitung und die Abwicklung der daraus resultierenden Vorgänge erforderlich ist. Die Meldung wird gemäß der Datenminimierung für einen Zeitraum von einem Jahr gespeichert. Nach Ablauf dieses Zeitraums wird die Meldung gelöscht.

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